10 gode råd til valg af kemikaliesystem

Inden I vælger et kemikaliesystem til jeres virksomheden, skal I overveje jeres behov og vurdere hvilken model, der passer bedst til jer. Bliv klogere nedenfor.

1. Råd: “Tomt system” eller en løsning med services?

Der er mange kemikaliesystemer på markedet. Det kan være svært at gennemskue, hvad de enkelte løsninger kan, og hvor de adskiller sig fra hinanden.

• Nogle systemer er ”tomme” databaser. Her skal I selv oprette alle kemikalier, inddatere og vedligeholde data. Overvåge ændringer i sikkerhedsdatablade (SDS).
• Andre systemer omfatter også services som opdatering af data, samt overvågning og vurdering af SDS.

SDS er fundamentet i jeres arbejdsmiljø-, miljø- og kvalitetsarbejde. Det er vigtigt, at de løbende bliver opdateret. I skal vurdere, om I har ressourcerne til dette arbejde? Ved at vælge et kemikaliesystem som omfatter indsamling, opdatering og vurdering af data, sparer I en masse tid, og kan istedet bruge energien på at skabe resultater i jeres virksomhed.

2. Råd: Kemiske risikovurderinger (KRV) og vedligeholdelse

Når det handler om at udarbejde kemiske risikovurderinger og sikkerhedsinstruktioner på processen, er der også stor forskel på de systemer, der er på markedet.

• Hvor meget hjælp får I til at udarbejde kemiske risikovurderinger i kemikaliesystemet?
• Nogle løsninger indeholder en skabelon, men I skal selv vurdere kemikaliernes farlighed, udføre risikovurdering og inddatere data. I andre systemer får I hjælp til dette arbejde. Her får i fx farlighedsvurderet jeres kemikalier og risikovurderet dem ift. eksponeringsveje. Nogle vurderer også om der er særlige krav til de kemikalier i bruger fx uddannelsekrav, oplagskrav og anvendelsesbegrænsninger. Disse vurderinger er en stor hjælp når kemikalieinstruktionen skal udarbejdes og gives til personalet.
• I nogle systemer er der kun mulighed for at udarbejde en kemisk risikovurdering på ét kemikalie ad gangen. Da loven stiller krav til at risikovurderingen skal foregå på proces niveau, er det vigtigt, at der er mulighed for, at udarbejde en kemisk risikovurdering på en proces eller arbejdsopgave, hvor der anvendes flere kemikalier samtidigt.
• Det er også vigtigt at tænke over, om der er adgang til de kemiske risikovurderinger og til de skriftlige sikkerhedsinstruktioner på arbejdsopgaven, som loven foreskriver for de medarbejdere, der udfører opgaverne. Og om der også er adgang til dem via fx en App til smartphone til kørende personale.

Derfor er det en god idé, at I forholder Jer til, om I selv har ressourcer og kompetencer til at udarbejde Jeres kemiske risikovurderinger og holde dem opdateret ved ændringer i SDS. Eller om I ønsker hjælp til dette arbejde via vurderinger i Jeres kemikaliesystem.

3. Råd: Medarbejdere, der ikke taler eller læser dansk

Hvis I har mange ansatte, der ikke taler dansk, vil I have en udfordring, hvis I kun har Jeres kemikaliedokumentation på dansk.

• I nogle løsninger får man få en skabelon på fremmedsprog – men I skal selv fylde data i den og vedligeholde disse data på andre sprog.
• Og i andre løsninger kan I få udarbejdet kemikaliedokumenter på fremmedsprog f.eks. på engelsk, herunder få vurderet krav til brug fx værnemidler.

Derfor er det en god idé, at få afklaret, hvad I har brug for, og hvad I ønsker af services i Jeres nye kemikaliesystem.

4 Råd: Kemiske kompetencer inhouse?

Alle der anvender kemikalier, skal løbende vurdere, om der kan anvendes mindre farlige kemikalier ved arbejdet. Desuden har man, som arbejdsgiver, ansvaret for, at alle ansatte er beskyttet mod farerne ved brug af kemikalier. Derfor er det vigtigt, at man har adgang til kemiske kompetencer, der kan vurdere de anvendte kemikalier. Hvad angår farlighedsvurderinger, er der meget forskel på de kemikaliesystemer, der udbydes:

• Nogle kemikalieløsninger indeholder udelukkende en farlighedsvurdering i form af den officielle CLP faremærkning.
• Nogle løsninger indeholder også en mulighed for at man selv kan indsætte en visuel farlighedsvurdering (farver) på kemikaliet.
• I andre løsninger bliver der vurderet og indsat en visuel farlighedsvurdering af kemikalierne, fx i form af en farvekode, så alle ansatte ud fra denne kan vurdere farligheden, selv om man ikke har nogen kemisk baggrund.

Det er derfor en god idé, at gøre sig klart, om man selv har kompetencer inhouse, til at foretage disse kemiske vurderinger. Det kan f.eks. være ved indkøb af nye kemikalier, hvor to eller flere kemikalier skal vurderes op i mod hinanden. Det er også en god idé at vurdere, hvor hurtigt I vil kunne levere disse vurderinger i organisationen. Vær opmærksom på ”flaskehals problemer” og udfordringer i ferier. Alternativet er at vælge en løsning, hvor farligheds-vurderingen er inkluderet.

5. Råd: Hvilke funktionsområder har behov for kemikaliedata?

Hvad er Jeres behov for kemikaliedata? I mange virksomheder, vil der også være andre funktions-områder end arbejdsmiljøafdelingen, der har brug for kemikalie data. Det kunne f.eks. være:

• Kvalitets afd., der skal sikre, at Jeres færdigvarer lever op til gældende regler, herunder f.eks. oplysningspligten ved indhold af kandidatliste stoffer.
• Miljøafdelingen, der skal sikre, at I lever op til miljømyndighedernes krav til Jer.
• Indkøb, der skal sikre, at de mindst farlige kemiske produkter indkøbes.
• Lager og logistik, der skal sikre, at I lever op til brandkrav og andre oplagskrav til kemikalier.
• Shipping, der skal sikre, at I lever op til f.eks. farligt gods reglerne ved afsendelse af kemiske produkter, herunder affald.
• Produktionsafdelingen, der skal sikre, at I lever op til reglerne om f.eks. kemisk APV og ATEX
• Personale/økonomi afdelingen,  der har behov for arkiv data på kemikalier i arbejdsskadessager.

Der er meget stor forskel på, hvad de kemikaliesystemer, der er på markedet, kan levere på dette område.

• Nogle løsninger er udelukkende et sikkerhedsdatablad system, der ikke indeholder de data, som de enkelte funktionsområder efterspørger.
• Andre kemikalieløsninger, indeholder mange af de data, der efterspørges og har desuden, værktøjer, der letter arbejdet i de enkelte funktionsområder.

Det er derfor en god idé at vurdere, hvad virksomhedens samlede behov er for data, så man undgår dobbelt arbejde til registrering og vedligeholdelse af data og få afdækket kemikaliesystemets niveau af data og værktøjer, der kan understøtte arbejdet i de enkelte funktionsområder.

6. Råd: Kemikalie lovgivning som en del af løsningen

Har I brug for at kunne dokumentere, at I er i overensstemmelse med kemikalielovgivningen? fx hvis I er ISO 9001 (Kvalitet), ISO 14001 (Miljø) eller ISO 45001 (Arbejdsmiljø) certificeret. Der er meget stor forskel på, hvad de løsninger, der er på markedet, kan levere på dette område:

• Nogle løsninger indeholder ingen data ift kemikalie lovgivningen udover reglerne om sikkerhedsdatablade og kemikalier mærkning (CLP reglerne).
• Andre løsninger indeholder et lovgivningsmodul, som kun er en oversigt over navne og numre på de gældende kemikalie regler (bekendtgørelser og forordninger)
• Mens andre kemikaliesystemer går skridtet videre i deres lovgivningsmodul, der også indeholder vurderinger af, om Jeres produkter er omfattet af de pågældende kemikalie lovkrav. På den måde kan I hurtigt vurdere, om I er i overensstemmelse med lovgivningen ved simple opslag.

Det er derfor en god idé at vurdere, om det er vigtigt for Jer at kunne dokumentere overensstemmelse med kemikalielovgivningen, og hvad kemikalie løsningen kan præstere på dette område.

7. Råd: Værktøjer til kemikalie ledelse (vision om bæredygtig udvikling) 

Ønsker I at bæredygtighed skal være en del af Jeres forretningsstrategi? Og kan I se en forretnings-mulighed i at levere færdigvarer uden problemstoffer, så kan det være særdeles relevant for Jer, at overveje et kemikaliesystem, der indeholder værktøjer, der understøtter denne bæredygtige udvikling med forbedringer for øje. Her er der meget stor forskel på de enkelte løsninger.

8. Råd: Medarbejdere, der arbejder på eksterne arbejdspladser

Mange virksomheder har montører og servicemedarbejdere, der kører rundt til kunder og udfører opgaver. Derfor er der behov for, at opdaterede kemikaliedata kan tilgås fra en smartphone, uanset hvor man er. I sådanne tilfælde er det vigtig, at løsningen er webbaseret, så data deles i skyen. Hvis I har kørende personale, er det vigtigt at data også kan tilgås, hvis der køres i områder med dårlig dækning. Her er det vigtigt at vurdere om man kan få et offline beredskab til mobil app’en.

9. Råd: Support til kemikalie, miljø og arbejdsmiljø lovgivning mm.

Hvis I benytter kemikalier i din virksomhed, så vil I også være omfattet af diverse regelsæt, der involverer kemikalier. Derfor kan I blive mødt med forespørgsler og krav fra Jeres myndigheder, certificeringsselskaber eller kunder. Det kræver ofte viden om lovgivning, viden om kemi og erfaring med kemikaliesagsbehandling at besvare dem.

• Nogle udbydere af kemisystemer er rene IT virksomheder, der ikke kan tilbyde support ved disse forespørgsler.
• Andre udbydere tilbyder også kemikalierådgivning, og kan derfor supportere deres kunder med råd og vejledning vedr. efterlevelse af reglerne på kemikalieområdet.

Det er derfor en god idé at vurdere, om I selv har adgang til disse kompetencer, eller om I ønsker at have mulighed for at kunne trække på en sådan support, såfremt der bliver behov for det.

10. Råd: En løsning du kan vokse med

Kemikalielovgivningen er et specialområde, som mange QHSE afdelinger ikke altid har 100% overblik over, når opgaven startes. Derfor ser vi ofte, at i takt med, at man får mere og mere styr på kemikalierne, får man også større og større indsigt i mulighederne ved at have styr på sine kemikalier. Derfor ændrer behovene sig ofte undervejs i processen, fra et ønske om af have styr på sine kemikaliedatablade, til et ønske om, at fokusere på den bæredygtige vej, cirkulær økonomi osv.

• Nogle kemikaliesystemer er udelukkende dokumentstyrings-systemer, der kun har fokus på SDS.
• Mens andre systemer giver mulighed for at man kan vokse med behovet og udvide sit abonnement med vurderinger og værktøjer til bæredygtig udvikling i takt med, at man får brug for det.

Derfor kan det være en god idé, om vurdere, om man ønsker den tryghed, at man kan udvide sit abonnement, i takt med at behovene opstå.

Mere info om Chemical Online Service (COS)

Her kan du få mere viden om:

• Hvad COS er og hvordan I kan få styr på kemi’en med COS.
• Vores COS abonnementer.